Inwentaryzacja może być kojarzona z dużą ilością pracy i zostawaniem po godzinach, aby zrealizować to ważne zadanie. Skutecznie przeprowadzona analiza aktywów i pasywów firmy to klucz do efektywnego zarządzania zasobami, dlatego warto pracować nad doskonaleniem i optymalizacją tego procesu. W ten sposób zyskasz rzetelne dane i zaoszczędzisz czas oraz energię, którą możesz spożytkować na inne, istotne czynności. Dowiedz się, jakie są etapy inwentaryzacji i poznaj skuteczne sposoby na ich optymalizację!
Czym jest inwentaryzacja i dlaczego jest ważna w przedsiębiorstwie?
Inwentaryzacja to proces systematycznego i dokładnego sprawdzania, liczenia oraz weryfikowania stanu posiadania przedsiębiorstwa – w szczególności zapasów, środków trwałych, należności i zobowiązań. Jej celem jest porównanie stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi, co umożliwia wykrycie ewentualnych różnic, takich jak nadwyżki lub braki.
Regularnie przeprowadzana inwentaryzacja pozwala na efektywne i przemyślane zarządzanie przedsiębiorstwem. Przede wszystkim na bieżąco kontrolujesz stan zapasów – nie dopuszczasz ani do ich nadmiernego gromadzenia, ani ewentualnych braków.
Remanent jest też niezwykle istotny z perspektywy prawnej i księgowej, ponieważ umożliwia porównanie rzeczywistego stanu majątku z danymi księgowymi. Mając te dane możesz wykryć błędy, zaniedbania, a także zapobiec ewentualnym nadużyciom.
Jakie są cele przeprowadzania inwentaryzacji?
Konkretne cele inwentaryzacji mogą różnić się w zależności od profilu działalności danej firmy. Niezależnie od branży można wyróżnić kilka kluczowych powodów, dla których każde przedsiębiorstwo powinno regularnie przeprowadzać remanent, a są to:
- bieżąca weryfikacja stanu majątkowego;
- kontrola i optymalizacja zapasów;
- ochrona przed nadużyciami i kradzieżami;
- transparentne raporty finansowe.
Rodzaje inwentaryzacji w przedsiębiorstwie
Wszystkie rodzaje inwentaryzacji są określone w Ustawie o Rachunkowości. Konkretny typ remanentu jest uzależniony od charakteru działalności, zakresu zleconych zadań oraz częstotliwości przeprowadzania działań. Jeśli nie jesteś przekonany, który rodzaj inwentaryzacji wybrać warto skonsultować się ze specjalistami, którzy doradzą i dobiorą adekwatną metodę remanentu.
Jakie są trzy najczęściej przeprowadzane rodzaje inwentaryzacji?
Inwentaryzacja ciągła
Inwentaryzacja ciągła jest najczęściej przeprowadzana w ogromnych magazynach, a jej cel to sukcesywne weryfikowanie stanu ilościowego oraz majątkowego. Mimo iż z reguły wyznacza się termin tego rodzaju remanentu zdarzają się również przypadki, gdy trwa on cały rok. W tym przypadku czas nie jest aż tak istotny, lecz skrupulatność i rzetelność weryfikowania stanu składników majątkowych przedsiębiorstwa. Największą korzyścią ciągłej inwentaryzacji jest stały dostęp do bieżących informacji o stanie firmy.
Inwentaryzacja okresowa
Jak sama nazwa wskazuje ten rodzaj remanentu przeprowadzany jest regularnie i w określonych odstępach czasowych. Najczęściej ma ona miejsce raz na miesiąc, kwartał, pół roku czy rok. Terminy inwentaryzacji okresowej powinny być sprecyzowane, tak aby pracownicy, którzy będą ją przeprowadzać mogli się odpowiednio przygotować. Remanent przeprowadzany w określonych terminach jest mniej czasochłonny i, co za tym idzie, mniej kosztowny, jednak jego największa wada to wysokie ryzyko popełnienia błędów.
Inwentaryzacja doraźna
Ten rodzaj remanentu realizowany jest tylko w określonych sytuacjach na wyraźne potrzeby firmy. Powodów może być dużo, najczęściej inwentaryzacja doraźna ma miejsce podczas zmiany pracownika odpowiedzialnego na weryfikację stanu materialnego firmy i w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo stawiane jest w stan upadłości. W drugim przypadku zlecenie remanentu wydaje syndyk, który chce dowiedzieć się, jaki jest faktyczny stan składników majątkowych firmy.
3 etapy inwentaryzacji – planowanie, przeprowadzenie, analiza wyników
Rodzajów inwentaryzacji jest sporo, każdy charakteryzuje się innymi cechami. Jednak wszystkie z nich składają z kilku standardowych etapów. Jak wyglądają poszczególne kroki inwentaryzacji?
Etap 1: Planowanie inwentaryzacji
Planowanie to fundament każdej udanej inwentaryzacji. W pierwszej kolejności powinieneś jak najskrupulatniej określić zakres inwentaryzacji – czyli co dokładnie będzie inwentaryzowane. Czy obejmie ona wszystkie zasoby firmy, czy tylko wybrane kategorie, jak na przykład surowce, produkty gotowe, czy materiały biurowe?
W kolejnym kroku ustal harmonogram. Ważne, aby wybrać czas, który jak najmniej zakłóci codzienną działalność firmy, na przykład podczas okresów niższego zapotrzebowania na produkty.
Etap 2: Przeprowadzanie inwentaryzacji (czynności inwentaryzacyjne)
Po solidnym przygotowaniu przychodzi czas na przeprowadzenie samej inwentaryzacji. Najpierw warto zweryfikować stany magazynowe na miejscu, co oznacza, że pracownicy fizycznie liczą wszystkie zasoby, porównując je z zapisami w systemie. W przypadku zautomatyzowanych systemów inwentaryzacji, ten etap może być znacznie szybszy i mniej obarczony ryzykiem związanym z błędami ludzkimi.
Następnie trzeba porównać zebrane dane z danymi w systemie magazynowym. Jakiekolwiek rozbieżności powinny zostać natychmiast zanotowane i przeanalizowane.
Kluczowe jest, aby wszystkie czynności były dobrze udokumentowane – każda zmiana, korekta, czy zauważony błąd powinien być zapisany, aby w razie potrzeby móc do niego wrócić i dokładnie przeanalizować przyczynę.
Etap 3: Analiza wyników inwentaryzacji i raportowanie
Ostatni etap to analiza wyników oraz ich raportowanie. To moment, kiedy zebrane dane nabierają znaczenia biznesowego.
Najpierw należy przejrzeć wszystkie zgromadzone informacje i zidentyfikować ewentualne rozbieżności – czyli sytuacje, gdzie rzeczywiste stany magazynowe różnią się od tych zapisanych w systemie.
Następnie, na podstawie wyników, można wyciągnąć wnioski, na przykład dotyczące ewentualnych problemów w zarządzaniu zapasami lub innych obszarów, które wymagają poprawy.
Ostatnim krokiem jest stworzenie raportu końcowego, który nie tylko przedstawia wyniki inwentaryzacji, ale także zawiera rekomendacje dla zarządu, co do dalszych czynności. Dobrze sporządzony raport to podstawa do podejmowania trafnych decyzji biznesowych, które mogą pomóc w optymalizacji procesów i poprawie efektywności działania firmy.
Jak zoptymalizować proces inwentaryzacji w Twoim przedsiębiorstwie?
Automatyzacja zagląda niemalże do każdej branży. Korzyści związane z oszczędnością czasu oraz środków, niwelacją potencjalnych błędów ludzkich i oddelegowaniem powtarzalnych zadań mają ogromne znaczenie w rozwoju firmy. Dowiedz się więcej o tym, jak zautomatyzować proces inwentaryzacji.
Automatyzacja inwentaryzacji – narzędzia i technologie
Wraz z intensywnym rozwojem technologii na rynku dostępnych jest wiele innowacyjnych systemów i narzędzi, dzięki którym znacząco usprawnisz remanent w swojej firmie.
System ERP
Dzięki dedykowanym systemom informatycznym, takim jak systemy ERP, będziesz mógł precyzyjnie śledzić stan majątkowy firmy na bieżąco. Zminimalizuj ryzyko błędów ludzkich i zaoszczędź czas oraz energię, którą musiałbyś poświęcić na inwentaryzację. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania szybko i skutecznie zaktualizujesz dane na temat zapasów, co przełoży się na efektywniejsze zarządzanie zasobami firmy.
Czytniki kodów kreskowych
Kody kreskowe to jedna z technologii identyfikacji, która umożliwia szybkie i dokładne śledzenie produktów np. w magazynie. Dzięki tej metodzie łatwo odnajdziesz, zidentyfikujesz i zaktualizujesz stan wszystkich produktów bez potrzeby czasochłonnego, ręcznego skanowania czy spisywania.
Drony i automatyczne roboty
Drony jako niezastąpieni pomocnicy podczas inwentaryzacji? Jak najbardziej! Szczególnie docenią je właściciele wielkopowierzchniowych magazynów, ponieważ w szybki i precyzyjny sposób dron zweryfikuje stan zapasów skanując produkty z góry. Dodatkowym ułatwieniem są roboty, które doskonale sprawdzą się do fizycznej identyfikacji oraz liczenia produktów.
Outsourcing inwentaryzacji – kiedy warto skorzystać z pomocy zewnętrznej?
Skorzystanie ze wsparcia firmy zewnętrznej w zakresie inwentaryzacji to przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów wewnętrznych, które musiałyby być zaangażowane do przeprowadzenia remanentu. Specjaliści mają nie tylko wieloletnie doświadczenie w tym zakresie, ale również dostęp do najnowszych technologii, które znacznie usprawniają cały proces spisywania i weryfikowania stanu majątkowego firmy.
Korzystanie z usługi outsourcingu inwentaryzacji to dobre rozwiązanie dla firm różnej wielkości, których specyfika działalności wymaga przeprowadzania regularnych remanentów i zależy im na zminimalizowaniu ryzyka popełnienia błędu wpływającego na funkcjonowanie i przyszłość przedsiębiorstwa.
Podsumowanie – skuteczna inwentaryzacja kluczem do sukcesu Twojej firmy
Inwentaryzacja to dużo pracy. Pracy, którą trzeba wykonać skrupulatnie i rzetelnie, ponieważ ma ogromny wpływ na decyzje biznesowe podejmowane przez zarząd czy właścicieli firmy. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, takich jak automatyzacje czy outsourcing, znacząco przyspiesza cały proces, którego efektem są prawidłowe dane.
Jeśli chcesz skutecznie i efektywnie przeprowadzać inwentaryzację w swojej firmie z wykorzystaniem innowacyjnych rozwiązań, umów się na spotkanie ze specjalistami Sparroweb. Wysłuchamy Twoich potrzeb oraz oczekiwań i podpowiemy, co zrobić, aby Twoja firma uwolniła swój pełen potencjał!
